Bewaartermijn rittenregistratie

Hoe lang rittenregistratie bewaren?

Iedere ondernemer, ZZP’er of werkgever krijgt met een hoop administratie te maken. 

De rittenadministratie is hier een belangrijke van. Wanneer dit niet goed bijgehouden wordt, kan je voor een hoop onverwachte kosten of boetes komen te staan. Om deze onnodige kosten te besparen is het belangrijk dat de rittenregistratie sluit met de Belastingdienst en dat deze rittenregistratie bewaard wordt zodat de belastingdienst dit kan inzien wanneer er controle plaatsvindt.

Als de rittenregistratie handmatig in Excel gedaan wordt, ligt de verantwoordelijkheid van deze bewaarplicht bij degene die hem invult. Als een werkgever gebruik maakt van een rittenregistratiesysteem, dan is de organisatie verantwoordelijk voor het bewaren van de administratie.

Bewaartermijn rittenregistratie

De bewaartermijn rittenregistratie voor ZZP’ers en werkgevers bedraagt 7 jaar. Dit betekent dat u 7 jaar na een rit, deze aan moet kunnen tonen in uw rittenadministratie. 

Beschikt u over een auto van de zaak en kiest u ervoor geen bijtelling te betalen, dan mag u op jaarbasis maximaal 500 kilometer met de auto van de zaak privé rijden en dient u een sluitende rittenregistratie bij te houden. Als u een digitale rittenregistratie bijhoudt doormiddel van een rittenregistratiesysteem is het bewaren van de gegevens gemakkelijk. De kilometerregistratie wordt opgeslagen in de database en kunt u makkelijk inzien via onze app. Ook heeft u de mogelijkheid om de gegevens te downloaden. Vervolgens kunt u de gegevens opslaan en heeft u deze beschikbaar indien de Belastingdienst hierom vraagt. 

Om u volledig te ontnemen van zorgen over deze bewaarplicht van de rittenregistratie, slaan wij de gegevens van de door u of uw werknemers gereden ritten deze volledige 7 jaar op. U kunt de gegevens bij ons opvragen wanneer de Belastingdienst hiernaar vraagt. 

Welke gegevens moeten er in de rittenregistratie staan? 

De volgende gegevens moeten genoteerd of opgeslagen worden voor controle van de rittenregistratie die de Belastingdienst uitvoert:

•    Het merk van de auto

•    Het type van de auto

•    Het kenteken van de auto

•    De periode waarin je de auto tot je beschikking hebt

Per rit:

•    Datum

•    De begin- en eindstand van de kilometerteller

•    Het adres van vertrek en de aankomst

•    De route die er is gereden

•    Aard van de rit (privé of zakelijk)

•    De privéomrijkilometers als je tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers rijdt

Het is een hele klus om al deze gegevens na iedere rit handmatig bij te houden. Geautomatiseerde ritregistratiesystemen doen de rittenregistratie vóór u. Onze rittenregistratiesystemen zijn 100% sluitend met de Belastingdienst waardoor u zich geen zorgen meer hoeft te maken over een onjuiste rittenregistratie. Op deze manier bespaart u tijd en onnodige stress waardoor u uw aandacht volledig kan richten op uw organisatie.