Hoelang moet je je rittenregistratie bewaren?

Je herkent het vast: je bent netjes je ritten aan het bijhouden, maar vraagt je af hoe lang je die administratie eigenlijk moet bewaren. Zeker als ondernemer wil je geen risico lopen bij een controle van de Belastingdienst. Wat zijn de regels rondom de bewaartermijn van je rittenregistratie en hoe zorg je dat je altijd aan de eisen voldoet?

Hoe lang moet je je rittenregistratie bewaren?

De Belastingdienst is hier duidelijk over: je bent verplicht om je rittenregistratie minimaal 7 jaar te bewaren. Deze termijn geldt voor alle zakelijke administratie, dus ook voor je kilometeradministratie. De bewaartermijn begint te lopen vanaf het einde van het jaar waarin de rittenregistratie is opgesteld.

Stel, je hebt een rittenregistratie over 2023, dan moet je deze bewaren tot en met 31 december 2030. Zorg dat je deze documenten goed opslaat, want de fiscus kan zelfs na jaren nog om bewijs vragen.

"We zien regelmatig dat ondernemers in de problemen komen omdat ze hun rittenregistratie niet lang genoeg hebben bewaard. Met een automatisch systeem hoef je hier nooit meer over na te denken - alle gegevens worden veilig opgeslagen zolang de wet dat voorschrijft."
RouteVision ritten- en kilometerregistratie expert

Waar moet een juiste rittenadministratie aan voldoen?

Een correcte rittenregistratie bevat per rit in ieder geval de datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres, en of het een zakelijke of privérit betreft. Bij zakelijke ritten moet je ook de reden van de rit vermelden. De Belastingdienst kan streng controleren en bij gebreken hoge boetes opleggen.

Weet je wat handig is? RouteVision registreert automatisch al deze gegevens voor je, en bewaart ze gedurende de wettelijke termijn. Zo kun je ook na jaren nog aantonen dat je administratie klopt. Met onze automatische rittenregistratie voldoe je gegarandeerd aan alle fiscale eisen.

Wat gebeurt er als je je rittenregistratie niet kunt overleggen?

Als je je rittenregistratie niet volledig kunt overleggen tijdens een controle, neemt de Belastingdienst vaak aan dat je de auto meer dan 500 kilometer privé hebt gebruikt. Het gevolg? Een naheffing van de bijtelling met terugwerkende kracht, plus een flinke boete. Dit kan oplopen tot duizenden euro's per jaar.

Het risico op fouten of verlies van administratie bij handmatige registratie is groot. Met een automatisch systeem van RouteVision zijn al je gegevens veilig opgeslagen in onze black box voor de auto. Je kunt ze altijd terugvinden en exporteren - ook jaren later nog.

Digitale opslag van je rittenregistratie

Gelukkig hoef je niet jaren dozen vol papieren administratie te bewaren. De Belastingdienst accepteert digitale rittenregistraties, mits deze voldoen aan bepaalde eisen. Je digitale administratie moet betrouwbaar, controleerbaar en binnen redelijke tijd beschikbaar zijn.
RouteVision slaat alle ritgegevens veilig op in ISO 27001-gecertificeerde datacenters binnen de EU. Je hebt 24/7 toegang tot al je historische gegevens via onze online omgeving en app. Exporteer met één druk op de knop een fiscusproof rapportage wanneer je die nodig hebt - of het nu gaat om ritgegevens van vorige week of van jaren geleden.

Bij kilometerregistratie met RouteVision is je administratie altijd beschikbaar, betrouwbaar en voldoet deze aan de RRS-keurmerk eisen. Zo heb je altijd een sluitende, 100% fiscusproof administratie.