Je rittenregistratie bewaren: hoelang moet dat eigenlijk? Kun je deze na een kalenderjaar de prullenbak ingooien, of heb je dan misschien straks een boete van de Belastingdienst aan je laars hangen?
In dit blog lees je hoelang je je rittenregistratie moet bewaren, wat de mogelijke consequenties zijn als je dit niet doet én hoe je ervoor zorgt dat je te allen tijde voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Hoelang rittenregistratie bewaren voor de Belastingdienst?
De bewaartermijn van rittenregistratie voor ZZP’ers en werkgevers bedraagt 7 jaar. Dat is dus hoelang je je rittenregistratie moet bewaren voor de Belastingdienst. Met andere woorden: tot 7 jaar na een rit moet je de gegevens hiervan – zoals de begin- en eindstand van de kilometerteller en of het privé of zakelijk was – nog kunnen laten zien.
Een rittenregistratie geeft de Belastingdienst inzicht in hoeveel privékilometers jij rijdt met een zakelijke auto. Bij minder dan 500 privékilometers per kalenderjaar word je vrijgesteld van bijtelling, terwijl je bij meer dan 500 privékilometers per jaar extra inkomstenbelasting betaalt.
Bij wie ligt de bewaarplicht van de rittenregistratie?
Als de rittenregistratie handmatig in Excel gedaan wordt, ligt de verantwoordelijkheid van de bewaarplicht bij degene die hem invult. Gebruik je als werkgever een geautomatiseerd rittenregistratiesysteem, dan is de organisatie verantwoordelijk voor het bewaren van de rittenregistratie.
Gelukkig hoef je met een geautomatiseerd rittenregistratiesysteem zelf niks tot nauwelijks iets zelf te doen; alle ritgegevens worden dan opgeslagen in ISO 27001-gecertificeerde datacenters in de EU. Jouw data is 24/7 beschikbaar via een uitstekend beveiligde cloud én is tegelijkertijd goed beschermd door de strenge Europese privacywetgeving. Krijg je een controle van de Belastingdienst, dan draai je eenvoudig een fiscaal rapport uit.
Moet je je ritgegevens altijd registreren?
Nee, je hoeft je rittenregistratie niet altijd bij te houden. Wanneer dit in ieder geval wél moet, is:
- Als je minder dan 500 privékilometers per kalenderjaar rijdt met een bedrijfsauto en vrijgesteld wil worden van bijtelling. Naast dat je een ‘Verklaring geen privégebruik’ moet aanvragen, dien je te kunnen aantonen dat je inderdaad minder dan 500 kilometer privé hebt gereden.
- Als je je btw-correctie (omzetbelasting) wil berekenen op basis van het werkelijke privégebruik van je zakelijke voertuig. In plaats van op basis van de forfaitaire regeling van 2,7% van de cataloguswaarde.
Welke gegevens moeten er in de rittenregistratie staan?
De volgende gegevens moeten genoteerd of opgeslagen worden voor controle van de rittenregistratie die de Belastingdienst uitvoert:
- Het merk van de auto
- Het type van de auto
- Het kenteken van de auto
- De periode waarin je de auto tot je beschikking hebt
De volgende gegevens moeten genoteerd of opgeslagen worden voor controle van de rittenregistratie die de Belastingdienst uitvoert:
- Het merk van de auto
- Het type van de auto
- Het kenteken van de auto
- De periode waarin je de auto tot je beschikking hebt
De consequenties als je niet voldoet aan de bewaarplicht
Het nauwkeurig bijhouden van je ritgegevens is erg belangrijk. Want doe je dit niet of maak je fouten, dan zou je zomaar eens een boete of naheffingsaanslag kunnen verwachten. De Belastingdienst controleert steekproefsgewijs. En blijkt jouw administratie niet op orde, dan kost dat je flink wat geld.
Ritgegevens geautomatiseerd bewaren?
Het is een hele klus om al deze gegevens na iedere rit handmatig bij te houden. Hoe fijn is het dan als je een geautomatiseerd rittenregistratiesysteem hebt? Die al het werk van jou uit handen neemt én alle benodigde gegevens jarenlang bewaart in een goed beveiligde cloud?
Met automatische rittenregistratie houd je al jouw ritgegevens bij zonder dat jij hier omkijken naar hebt; 100% sluitend met de eisen van de Belastingdienst. De kilometerregistratie wordt automatisch opgeslagen in de database, waarna je ze makkelijk kunt inzien via onze app en kunt downloaden via ons webportal. Zo heb je de ritgegevens altijd beschikbaar als de Belastingdienst hierom vraagt, zonder dat je hier zelf iets voor hoeft te doen. Dit bespaart jou tijd, moeite en onnodige stress.
Ontdek meer over automatische rittenregistratie
Klanten van RouteVision rijden comfortabel
Comfortabel rijden zonder zorgen, zowel zakelijk als privé? Als klant van RouteVision heb je absoluut geen omkijken meer naar je ritten- en kilometerregistratie. Een automatische registratie van gereden ritten, volledig fiscusproof, om bijtelling te voorkomen en netjes aan de strikte eisen van de Belastingdienst te voldoen.
.webp?width=1000&height=400&name=Rittenregistratie%20banner%20GOED%20(6).webp)
