Aan welke eisen moet de rittenregistratie voldoen?
Gebruik je een auto zowel privé als zakelijk? Dan kan je in aanmerking komen voor bepaalde aftrekposten. Altijd prettig. Houd daarom goed bij welke ritten privé en welke ritten zakelijk zijn. Maar let op: de Belastingdienst stelt specifieke eisen aan de rittenregistratie. Hiermee voorkom je dat je bijtelling moet betalen als je in een kalenderjaar meer dan 500 privékilometers maakt. Lees hier welke eisen dat zijn.
Gegevens voor een sluitende rittenregistratie
Voor een sluitende rittenregistratie moet je elke rit registeren. Per rit moet je vastleggen:
- Merk auto
- Type auto
- Kenteken van de auto
- Periode waarin je de auto tot je beschikking hebt
- Datum van de autorit
- Beginstand van de kilometerteller
- Vertrekadres
- De gereden route
- Aankomstadres
- Eindstand kilometerteller
- Privérit of zakelijke rit?
Als je tijdens dezelfde rit zowel zakelijke als privékilometers rijdt, dan moet je ook de omgereden privékilometers registreren.
Voor bestelauto’s: vereenvoudigde rittenregistratie
Rijd je met jouw bestelauto veel ritten op een dag voor je werk? Dan is het handmatig bijhouden van een rittenregistratie al gauw veel werk. Iets om tegenop te zien. De Belastingdienst helpt je een handje. Je mag dan een vereenvoudigde rittenregistratie bijhouden.
In een vereenvoudigde rittenregistratie neem je op:
- Gegevens van de bestelauto
- Merk bestelauto
- Type bestelauto
- Kenteken
- Gegevens per dag
- Datum
- Aanvangswerktijd
- Beginkilometerstand
- Eindwerktijd
- Eindkilometerstand
Maakt de werknemer toch een privérit, dan moet hij ook dit noteren:
- Datum
- Beginkilometerstand van de privérit
- Vertrekadres
- Eindkilometerstand van de privérit
- Aankomstadres
De werknemer hoeft in de vereenvoudigde rittenregistratie de zakelijke ritten niet te vermelden. Dat komt omdat de werkgever al een administratie bij moet houden waaruit blijkt welke zakelijke adressen de werknemer per dag bezoekt en in welke volgorde dat is gedaan.
Ook voor een vereenvoudigde rittenregistratie kan een voertuigvolgsysteem tijd besparen en fouten voorkomen.
Op de website van de Belastingdienst vind je een voorbeeld van een vereenvoudigde rittenadministratie voor bestelauto’s.
Bewaarplicht van 7 jaar
De Belastingdienst stelt als eis dat je de rittenregistratie 7 jaar bewaart. Of je nu zzp’er of werkgever bent. Heb je een rittenregistratiesysteem, dan worden alle gegevens opgeslagen in de database. Je kan die gegevens ook downloaden en opslaan. Dan heb je ze bij de hand als de Belastingdienst hierom vraagt.
Handmatig of automatisch registreren
Je kan de rittenregistratie handmatig bijhouden. Daar zijn templates voor. Maar het kost veel werk om dat te doen. En een fout is zo gemaakt. Als je een ritje vergeet te registreren, dan kan dat vervelende financiële gevolgen hebben, want de Belastingdienst controleert streng. Beter is het dus om te kiezen voor automatische registratie. Dat bespaart je veel tijd en het voorkomt fouten.
