Gebruik je een auto zowel privé als zakelijk? Dan kan je in aanmerking komen voor bepaalde aftrekposten. Altijd prettig. Houd daarom goed bij welke ritten privé en welke ritten zakelijk zijn. Maar let op: de Belastingdienst stelt specifieke eisen aan de rittenregistratie. Hiermee voorkom je dat je bijtelling moet betalen als je in een kalenderjaar meer dan 500 privékilometers maakt. Lees hier welke eisen dat zijn.
Wat is een rittenregistratie?
Een rittenregistratie is een gedetailleerd logboek van alle ritten die je met een zakelijke auto maakt. Hierin leg je per rit vast of deze zakelijk of privé is. Rijd je in een auto van de zaak en wil je geen bijtelling betalen? Dan moet je met een sluitende rittenregistratie kunnen aantonen dat je minder dan 500 privékilometers per jaar rijdt.
Bij een controle door de Belastingdienst is een onvolledige of slordige rittenregistratie vaak het eerste waar het misgaat. De administratie moet volledig sluitend zijn, zonder gaten tussen je gereden kilometers en je geregistreerde ritten.
Gegevens voor een sluitende rittenregistratie
Voor een sluitende rittenregistratie moet je elke rit registeren. Per rit moet je vastleggen:
- Merk auto
- Type auto
- Kenteken van de auto
- Periode waarin je de auto tot je beschikking hebt
- Datum van de autorit
- Beginstand van de kilometerteller
- Vertrekadres
- De gereden route
- Aankomstadres
- Eindstand kilometerteller
- Privérit of zakelijke rit?
Als je tijdens dezelfde rit zowel zakelijke als privékilometers rijdt, dan moet je ook de omgereden privékilometers registreren. Let op: deze eisen gelden voor zowel rittenregistratie als kilometerregistratie, de twee termen worden vaak door elkaar gebruikt.
Voor bestelauto's: vereenvoudigde rittenregistratie
Rijd je met jouw bestelauto veel ritten op een dag voor je werk? Dan is het handmatig bijhouden van een rittenregistratie al gauw veel werk. Iets om tegenop te zien. De Belastingdienst helpt je een handje. Je mag dan een vereenvoudigde rittenregistratie bijhouden.
In een vereenvoudigde rittenregistratie neem je op:
- Gegevens van de bestelauto
- Merk bestelauto
- Type bestelauto
- Kenteken
- Gegevens per dag
- Datum
- Aanvangswerktijd
- Beginkilometerstand
- Eindwerktijd
- Eindkilometerstand
Maakt de werknemer toch een privérit, dan moet hij ook dit noteren:
- Datum
- Beginkilometerstand van de privérit
- Vertrekadres
- Eindkilometerstand van de privérit
- Aankomstadres
De werknemer hoeft in de vereenvoudigde rittenregistratie de zakelijke ritten niet te vermelden. Dat komt omdat de werkgever al een administratie bij moet houden waaruit blijkt welke zakelijke adressen de werknemer per dag bezoekt en in welke volgorde dat is gedaan.
Ook voor een vereenvoudigde rittenregistratie kan een voertuigvolgsysteem tijd besparen en fouten voorkomen.
Op de website van de Belastingdienst vind je een voorbeeld van een vereenvoudigde rittenadministratie voor bestelauto's.
Uitzonderingen op de rittenregistratieplicht
In sommige situaties hoef je geen (volledige) rittenregistratie bij te houden. De Belastingdienst kent hiervoor een aantal specifieke regelingen. Hieronder lees je welke uitzonderingen er zijn en aan welke voorwaarden je dan moet voldoen.
Verbod op privégebruik
Mag de bedrijfsauto niet privé gebruikt worden? Dan hoef je geen rittenregistratie bij te houden. Hier gelden wel strikte voorwaarden:
- Het verbod op privégebruik staat schriftelijk vastgelegd.
- De werkgever controleert en handhaaft dit verbod aantoonbaar.
- Er staan voldoende zware sancties op overtreding.
- De werknemer heeft buiten werktijd geen toegang tot de auto, bijvoorbeeld doordat de auto op een afgesloten terrein staat of de sleutel wordt ingeleverd.
Voldoe je niet aan alle vier de voorwaarden, dan geldt de uitzondering niet. Ben je zelf eigenaar van het bedrijf? Dan kun je geen gebruik maken van deze regeling, omdat je jezelf niet kunt controleren. Een alternatief: automatiseer je rittenregistratie, zodat je met minimale moeite binnen de grens van 500 privékilometer per jaar blijft.
Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto
Gebruik je je bestelauto volledig zakelijk? Dan hoef je geen rittenregistratie bij te houden en hoef je bij de winstberekening geen rekening te houden met privégebruik. Wel dien je hiervoor een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' in bij de Belastingdienst, via Inloggen voor ondernemers. Deze verklaring geldt voor onbepaalde tijd, maar verandert het zakelijk gebruik van de auto? Geef dat dan direct door.
Let op: met deze verklaring mag je de bestelauto niet meer privé gebruiken, ook niet incidenteel. De grens van 500 privékilometer is dan niet meer van toepassing, deze vervalt volledig. De Belastingdienst houdt hier toezicht op, onder andere met camera's, en kan bij een ongebruikelijk tijdstip of locatie vragen om het zakelijke karakter van een rit aan te tonen. Bewaar bewijsstukken daarom goed.
Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto
Wordt een bestelauto door meerdere werknemers gebruikt? Dan is een rittenregistratie ook niet nodig. In plaats daarvan betaal je een jaarlijkse eindheffing van €300 per bestelauto (niet per werknemer). Hiervoor gelden wel voorwaarden:
- De regeling geldt alleen voor bestelauto's, niet voor personenauto's.
- Je hebt personeel in dienst, want het gaat om loonbelasting.
- Je hebt meer personeel dan bestelauto's.
- Het personeel gebruikt de bestelauto doorlopend afwisselend, dus niet steeds dezelfde werknemer. Registreer daarom wie de auto wanneer gebruikt.
- Het afwisselend gebruik komt logisch voort uit de bedrijfsvoering.
Stem dit vooraf goed af met de Belastingdienst via een vooroverleg. Let op: de lagere loonbelasting van €300 zegt niets over de omzetbelasting, die koppeling is in 2011 losgelaten. Heb je een wagenpark met meerdere bestelauto's? Dan kan fleet management je helpen om het gebruik overzichtelijk bij te houden.
Vereenvoudigde rittenregistratie voor rijinstructeurs
Ben je rijinstructeur of geef je als rijschoolhouder zelf les? Dan heb je het makkelijker: je hoeft alleen de begin- en eindstand van de kilometerteller per werkdag te registreren. De lesplaatsen die je bezoekt, hoef je niet bij te houden, want je bedrijfsadministratie (zoals je agenda) toont dat al aan.
Specifieke situaties bij rittenregistratie
Niet elke situatie is hetzelfde. Rij je in een oudere auto, beheer je een compleet wagenpark, of ben je in loondienst? Hieronder lees je wat er in die specifieke gevallen voor jou verandert.
Rittenregistratie voor oudere auto's
Ook zonder fabrieksmatig ingebouwde GPS kun je een auto automatisch laten registreren. Door een klein kastje in te bouwen, wordt automatische rittenregistratie ook mogelijk voor oudere en zelfs oude auto's. De installatie gebeurt op een onopvallende plek en duurt gemiddeld 15 minuten. Zodra het kastje actief is, ontstaat er een GPS- en dataverbinding waarmee ritten net zo nauwkeurig worden vastgelegd als in een nieuwere auto.
Rittenregistratie bij een wagenpark
Beheer je meerdere voertuigen? Dan wordt handmatige rittenregistratie al snel foutgevoelig en tijdrovend, zeker als meerdere chauffeurs dezelfde auto delen. Een automatisch systeem lost dit op: elk voertuig krijgt een eigen black box, en je beheert alle ritgegevens overzichtelijk vanuit één online omgeving. Ook bij een gedeelde poolauto kun je met persoonlijke tags of via de app precies zien wie wanneer heeft gereden, wat de administratie volledig sluitend houdt.
Een wagenpark vraagt vaak om meer dan alleen rittenregistratie. Denk aan fleet management voor overzicht in het gebruik van je voertuigen, en CO2-rapportage als je (deels) elektrisch rijdt en aan de rapportageverplichtingen moet voldoen.
Wie is verantwoordelijk: werkgever of werknemer?
Bij een auto van de zaak ligt de verantwoordelijkheid voor een sluitende rittenregistratie bij beide partijen. Als werknemer vraag je zelf een Verklaring geen privégebruik auto aan bij de Belastingdienst als je minder dan 500 privékilometers per jaar rijdt. Vanaf dat moment ligt de bewijslast bij jou: elke rit en elke kilometer moet kloppen.
Als werkgever ben je inhoudingsplichtig voor de loonbelasting en moet je onder andere vastleggen welke medewerker wanneer in welke auto heeft gereden, ritten zonder geïdentificeerde bestuurder registreren, en controleren dat niemand boven de 500 privékilometer uitkomt. Een automatisch rittenregistratiesysteem neemt deze administratieve last van beide partijen over.
Bewaarplicht van 7 jaar
De Belastingdienst stelt als eis dat je de rittenregistratie 7 jaar bewaart. Of je nu zzp'er of werkgever bent. Heb je een rittenregistratiesysteem, dan worden alle gegevens opgeslagen in de database. Je kan die gegevens ook downloaden en opslaan. Dan heb je ze bij de hand als de Belastingdienst hierom vraagt.
Handmatig of automatisch registreren
Je kan de rittenregistratie handmatig bijhouden. Daar zijn templates voor. Maar het kost veel werk om dat te doen. En een fout is zo gemaakt. Als je een ritje vergeet te registreren, dan kan dat vervelende financiële gevolgen hebben, want de Belastingdienst controleert streng. Beter is het dus om te kiezen voor automatische registratie. Dat bespaart je veel tijd en het voorkomt fouten.
