Hoe houd ik het privégebruik van een auto bij?
Je rijdt privé in een auto van de zaak. Dan moet je de privékilometers en de zakelijke kilometers apart registreren. Hoe doe je dat? Met een sluitende kilometerregistratie.
Met een sluitende kilometerregistratie toon je het werkelijke privégebruik aan van een auto die ‘op de zaak’ staat. Je kan dan de verhouding tussen zakelijk gebruik en privégebruik berekenen. Dat is belangrijk, want je betaalt btw over het werkelijke privégebruik van de auto.
Privégebruik bijhouden: handmatig of automatisch
Je kan de kilometerregistratie handmatig of automatisch bijhouden. Handmatig bijhouden is veel werk. Het kost veel tijd en een fout is zo gemaakt. Als je één rit vergeet, is de kilometerregistratie niet sluitend meer en wordt deze als privérit gerekend. Vervelend, want je kan een controle krijgen van de Belastingdienst. Wil je gedoe voorkomen? Kies dan voor km registratie zoals RouteVision die aanbiedt. Dit systeem legt elke afzonderlijke rit vast. Je hebt er geen omkijken naar. Héérlijk.
Wat leg je vast in een rittenregistratie?
In een rittenregistratie moet je de volgende zaken vastleggen:
- Merk en type auto
- Kenteken van de auto
- Periode waarin je de auto hebt gebruikt
- Voor elk ritje:
- Datum
- Beginstand van de kilometerteller
- Eindstand van de kilometerteller
- Vertrekadres
- Aankomstadres
- Gereden route
- Soort rit (privé of zakelijk)
- Privé-omrijkilometers (als je tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers rijdt)
Geen sluitende kilometerregistratie?
Zoals gezegd heb je een sluitende kilometerregistratie onder meer nodig omdat je btw moet betalen over het werkelijke privégebruik van de auto. Maar wat als je geen sluitende kilometerregistratie hebt bijgehouden waaruit blijkt dat je de auto privé hebt gebruikt? Dan kan je de privé- en zakelijke kilometers op een andere manier aantonen. Bijvoorbeeld met gegevens in je administratie over:
- De aard van je onderneming
- De zakelijke doeleinden waarvoor je de auto gebruikt
- De functie en werkzaamheden van de bestuurder
- De wijze waarop de bestuurder de auto privé gebruikt. Bijvoorbeeld alleen voor woon-werkverkeer.
Wil je weten of de door jou berekende verhouding wordt geaccepteerd? Laat dit dan door de Belastingdienst beoordelen in een vooroverleg.
Als je geen administratie hebt die het privégebruik inzichtelijk maakt, dan stel je de btw die je moet betalen voor het privégebruik op 2,7% van de catalogusprijs van de auto (incl. btw en bpm). Daarna kan je uitrekenen hoeveel btw je moet betalen voor het privégebruik. Gebruik hiervoor het hulpmiddel btw of btw-aftrek over uw auto berekenen van de Belastingdienst. Je kan deze tool niet gebruiken als jij of jouw personeel een eigen bijdrage betaalt voor privégebruik.
