Welke uitzonderingen zijn er voor een rittenregistratie?

Welke uitzonderingen zijn er voor een rittenregistratie?

In principe moet je een rittenregistratie bijhouden als je wilt kunnen aantonen dat je in een kalenderjaar niet meer dan 500 privékilometers maakt met je bedrijfsauto. Er zijn wat uitzonderingen waarop we je graag wijzen:

Verbod op privégebruik

Misschien mag je de auto van je werkgever niet privé gebruiken. Het voordeel daarvan is dat je geen rittenregistratie hoeft bij te houden. De Belastingdienst stelt hieraan de volgende eisen:

1. Je moet het verbod op privéritten schriftelijk afspreken met je werkgever.

2. De werkgever moet dit verbod aantoonbaar controleren en handhaven.

3. Verbreek je dit verbod, dan moeten de sancties voldoende zwaar zijn.

4. Buiten werktijd mag je niet de beschikking hebben over een bedrijfsauto. Bijvoorbeeld omdat de auto op een afgesloten terrein staat of omdat je de sleutel niet hebt.

Vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto’s

Ben je ondernemer of resultaatgenieter (iemand die resultaat heeft uit overig werk)? En rijd je met jouw bestelauto veel ritten op een dag voor je werk? Dan is het veel werk om je rittenregistratie handmatig bij te houden. Je bent al druk genoeg. De Belastingdienst maakt het je wat makkelijker. Om praktische redenen mag jij op een andere manier bewijzen dat je niet meer dan 500 privékilometers rijdt in een jaar: Dat doe je met een vereenvoudigde rittenregistratie bij te houden. En door je zakelijke adressen te registreren in je administratie.

Let op: privégebruik tijdens werk- en lunchtijd is niet toegestaan. Even met de auto een broodje voor de lunch halen zit er dan niet meer in.

In een vereenvoudigde rittenregistratie neem je het volgende op:

1. Gegevens van de bestelauto
   • Merk
   • Type
   • Kenteken
2. Gegevens per dag
   • Datum
   • Aanvangswerktijd
   • Beginkilometerstand
   • Eindwerktijd
   • Eindkilometerstand

1. Datum
2. Beginkilometerstand van de privérit
3. Vertrekadres
4. Eindkilometerstand van de privérit
5. Aankomstadres

De werknemer hoeft in de vereenvoudigde rittenregistratie de zakelijke ritten niet te vermelden omdat de werkgever een administratie bijhoudt waaruit blijkt welke zakelijke adressen de werknemer per dag bezoekt en in welke volgorde dat is gedaan.

Ook voor een vereenvoudigde rittenregistratie kan een voertuigvolgsysteem tijd besparen en fouten voorkomen.

Op de website van de Belastingdienst vind je een voorbeeld van een vereenvoudigde rittenadministratie voor bestelauto’s.

Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

Gebruik je je bestelauto alleen zakelijk? Je hoeft dan geen rittenregistratie bij te houden. Bij de winstberekening hoef je geen rekening te houden met het privégebruik van de bestelauto.

Je moet wel een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ indienen bij de Belastingdienst. Dat doe je digitaal, via Inloggen voor ondernemers. Deze verklaring is voor onbepaalde tijd geldig. Verandert het zakelijk gebruik van de bestelauto? Dan moet je dat doorgeven aan de Belastingdienst. Zo voorkom je gedoe achteraf.

Als je een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ indient, mag je de bestelauto niet meer gebruiken voor een privérit. De grens van 500 privékilometer per jaar is in dit geval niet van toepassing. De Belastingdienst houdt toezicht op het zakelijke gebruik van bestelauto’s. Onder andere met camera’s. Bij een ongebruikelijk tijdstip of bijzondere locatie kan de Belastingdienst je vragen om het zakelijk karakter van een specifieke rit aan te tonen. Bewaar bewijsstukken daarom goed.

Op de website van de Belastingdienst vind je een voorbeeldafspraak verbod privégebruik bestelauto

Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto

Je bestelauto wordt gebruikt door meerdere werknemers? Ook dan is er geen rittenadministratie nodig. In plaats daarvan krijg je jaarlijks een eindheffing van € 300 per bestelauto. Dus niet per personeelslid.

De Belastingdienst stelt wel een aantal voorwaarden:

• De regeling geldt alleen voor bestelauto’s, dus niet voor personenauto’s.
• Je moet personeel in dienst hebben. Het gaat immers om loonbelasting.
• Je hebt meer personeel dan bestelauto’s. Anders is er geen noodzaak voor doorlopend afwisselend gebruik.
• Het personeel moet de bestelauto doorlopend afwisselend gebruiken. Je hoeft niet dagelijks te wisselen, maar het is ook niet de bedoeling dat iemand een maand lang alleen gebruikmaakt van de bestelauto. Prima als iemand de bestelauto na het werk mee naar huis neemt, zolang het niet steeds dezelfde werknemer is. Registreer daarom wie de bestelauto wanneer gebruikt. Daarmee toon je aan dat je aan deze eis voldoet.
• Het doorlopend afwisselend gebruik moet door de bedrijfsvoering komen. Kortom, het moet logisch zijn dat steeds een andere collega de bestelauto pakt.
• De regeling is alleen bedoeld voor ondernemers voor wie het te lastig is alle privéritten goed bij te houden.

Let op: je moet dit goed afstemmen met de fiscus. Dat doe je in een vooroverleg. De inspecteur bepaalt dan hoe het recht in jouw specifieke geval wordt toegepast. Als je alles netjes regelt, krijg je ook geen problemen.

Nog een tip: dat je maar 300 euro aan loonbelasting hoeft te betalen per bestelauto, wil niet zeggen dat je ook een laag bedrag aan omzetbelasting hoeft af te dragen. Dit was vroeger wel zo, maar deze koppeling tussen de omzetbelasting en de loonbelasting is in 2011 afgeschaft.

Vereenvoudigde rittenregistratie voor rijinstructeurs?

Ben je rijinstructeur. Als rijinstructeur heb je het gelukkig een stuk makkelijker. Je hoeft van elke werkdag alleen de begin- en eindstand van de kilometerteller te registeren. Dát scheelt. Je hoeft dus niet bij te houden op welke lesplaatsen je bent geweest.

Geef jij als rijschoolhouder zelf les? Dan mag je een vereenvoudigde rittenregistratie gebruiken voor je rijlessen.

In een vereenvoudigde rittenregistratie neem je het volgende op:

1. Gegevens van de bestelauto

• Merk auto

• Type auto

• Kenteken
  

2. Gegevens per dag

• Datum

• Aanvangswerktijd

• Beginkilometerstand

• Eindwerktijd

• Eindkilometerstand
  

Maak je toch een privérit? Dan moet je ook dit noteren:

1. Datum

2. Beginkilometerstand van de privérit

3. Vertrekadres

4. Eindkilometerstand van de privérit

5. Aankomstadres

Je hoeft in een vereenvoudigde rittenregistratie je zakelijke ritten niet te vermelden omdat je ook al een bedrijfsadministratie (bijvoorbeeld je agenda) bijhoudt waaruit blijkt welke zakelijke adressen je per dag bezoekt en in welke volgorde dat is gedaan.

Ook voor een vereenvoudigde rittenregistratie kan een voertuigvolgsysteem tijd besparen en fouten voorkomen.

Zo werkt rittenregistratie