Je rijdt met je auto naar klanten, leveranciers of de bouwmarkt voor materialen. Maar welke ritten zijn nu eigenlijk zakelijk en welke privé? Die vraag houdt veel ondernemers bezig, en terecht. Want het antwoord bepaalt of je kilometers mag aftrekken én of je risico loopt op een flinke naheffing van de Belastingdienst. Het goede nieuws? Met de juiste kennis en een betrouwbaar systeem hoef je je hier nooit meer zorgen over te maken.
Wat zijn zakelijke ritten volgens de Belastingdienst?
De Belastingdienst hanteert duidelijke regels, maar toch ontstaat er vaak verwarring. Kort gezegd zijn zakelijke kilometers alle ritten die je maakt voor je onderneming. Denk aan ritten naar klanten, leveranciers of beurzen. Let op: voor de btw en de inkomstenbelasting gelden verschillende regels als het om woon-werkverkeer gaat:
- Voor de inkomstenbelasting en bijtelling: woon-werkverkeer = zakelijk
- Voor de btw-aftrek: woon-werkverkeer = privé
Dit is waar veel ondernemers in de fout gaan. Je moet dus eigenlijk twee verschillende administraties bijhouden als je ook btw wilt aftrekken.
"We zien dat ondernemers vaak vastlopen in de verschillende definities van zakelijke ritten. Voor de bijtelling telt woon-werkverkeer als zakelijk, voor de btw als privé. Met onze automatische rittenregistratie hoef je hier gelukkig zelf niet meer over na te denken."
RouteVision ritten- en kilometerregistratie expert
Welke kilometers vallen onder privégebruik?
Alle kilometers die je niet voor je werk rijdt, vallen onder privégebruik. Bijvoorbeeld:
- Boodschappen doen
- Familie bezoeken
- Sportclub of vereniging
- Vakantie of weekendje weg
Soms is het onderscheid niet zo zwart-wit. Wat als je onderweg naar een klant even snel een broodje haalt? Of na een zakelijke afspraak doorrijdt naar je schoonmoeder? Volgens de regels moet je dit opsplitsen in een zakelijk en een privédeel. In de praktijk is dat handmatig bijna niet bij te houden. Juist daarom kiezen steeds meer ondernemers voor automatische rittenregistratie waarbij de software het onderscheid voor je maakt.
Wanneer moet je privé en zakelijke ritten bijhouden?
Je moet verplicht een kilometerregistratie bijhouden in deze situaties: 1. Je rijdt in een auto van de zaak en wilt geen bijtelling betalen 2. Je rijdt in je privéauto en wilt zakelijke kilometers aftrekken 3. Je wilt btw terugvragen over de zakelijke kilometers Rijd je in een auto van de zaak én gebruik je deze ook privé? Dan betaal je standaard bijtelling. Wil je dit voorkomen, dan moet je kunnen aantonen dat je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met je zakelijke auto. Dat kan alleen met een sluitende rittenregistratie die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Hoe houd je privé en zakelijke ritten correct bij?
Er zijn grofweg drie manieren:
|
Methode |
Voordelen |
Nadelen |
|---|---|---|
|
Handmatig (papier/Excel) |
Gratis, geen installatie nodig |
Foutgevoelig, veel werk, makkelijk vergeten |
|
App met handmatige invoer |
Goedkoop, geen hardware nodig |
Vergeetachtigheid, niet altijd correct |
|
Automatisch systeem |
Foutloos, tijdsbesparing, fiscusproof |
Initiële investering (maar vaak goedkoper dan boete) |
Het probleem met handmatige registratie? Je vergeet ritten, maakt fouten en het kost ontzettend veel tijd. Niet voor niets kiezen steeds meer ondernemers voor een automatisch systeem zoals RouteVision. Met een automatisch voertuigvolgsysteem voor in de auto worden al je ritten automatisch geregistreerd. Je geeft achteraf eenvoudig aan of een rit zakelijk of privé was - of het systeem doet dit zelfs automatisch voor je op basis van vooraf ingestelde regels.
Wat gebeurt er als je geen of een gebrekkige rittenregistratie hebt?
De Belastingdienst wordt steeds strenger bij controles. Ze vergelijken jouw administratie met externe databronnen en kunnen jarenlang teruggaan in de tijd. De gevolgen van een onvolledige rittenregistratie kunnen flink in de papieren lopen:
- Alsnog volledige bijtelling betalen (vaak met terugwerkende kracht)
- Extra belastingrente en boetes (soms oplopend tot duizenden euro's)
- Intensievere controles in de toekomst
Met een RRS-gecertificeerd systeem zoals RouteVision heb je nooit meer zorgen hierover. Het systeem voldoet 100% aan de eisen van de Belastingdienst en alle gegevens worden veilig bewaard zolang de fiscale bewaartermijn geldt.
Veelgestelde vragen over privé en zakelijke ritten
Zijn tankstop-kilometers zakelijk of privé?
Als je tijdens een zakelijke rit tankt, vallen deze kilometers onder zakelijk gebruik. Tank je specifiek voor privégebruik, dan zijn het privékilometers. Met RouteVision's automatische rittenregistratie worden tankstops tijdens zakelijke routes automatisch correct geregistreerd.
Hoe zit het met mijn woon-werkverkeer?
Voor de bijtelling (inkomstenbelasting) telt woon-werkverkeer als zakelijk, maar voor de btw als privé. RouteVision's systeem houdt deze verschillende administraties automatisch voor je bij, zodat je altijd fiscaal correct bent.
Wat als ik meer dan 500 km privé rijd met de zakelijke auto?
Dan moet je bijtelling betalen over de cataloguswaarde van je auto. Met meer dan 500 privékilometers vervalt de mogelijkheid om de bijtelling te vermijden. RouteVision waarschuwt je automatisch als je deze grens nadert.
Hoe lang moet ik mijn rittenregistratie bewaren?
Je moet je rittenregistratie minimaal 7 jaar bewaren. RouteVision slaat al je ritgegevens veilig en ISO 27001-gecertificeerd op, zodat je ook bij een controle jaren later nog altijd volledig compliant bent.
Wil je ook zonder zorgen je kilometers registreren en 100% fiscale zekerheid? Bereken de prijs binnen 10 seconden of neem contact met ons op voor persoonlijk advies.
