Wie is verantwoordelijk voor de rittenregistratie?
Je rijdt in een auto van de zaak en wilt geen bijtelling betalen? Dan moet je kunnen aantonen dat je minder dan 500 kilometer privé rijdt per jaar. Maar wie is nou eigenlijk verantwoordelijk voor die rittenregistratie: jij als werknemer of je werkgever? Het korte antwoord: jullie allebei. Maar wat betekent dat precies in de praktijk?
De verantwoordelijkheid van de werknemer
Als werknemer ben je het eerste aanspreekpunt voor de Belastingdienst als het gaat om jouw auto van de zaak. Rijd je minder dan 500 kilometer privé per jaar? Dan moet je zélf een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen bij de Belastingdienst. Deze verklaring lever je in bij je werkgever. Vanaf dat moment ligt de bewijslast bij jou. Je moet een sluitende rittenregistratie gaan bijhouden. Elke rit, elke kilometer moet kloppen. De Belastingdienst is streng en kan tot vijf jaar terug controleren.
"We zien vaak dat medewerkers schrikken als ze ontdekken hoe precies die rittenregistratie moet zijn. Vergeten ritten, fouten in adressen of ontbrekende kilometers kunnen leiden tot een flinke naheffing. Met een automatisch systeem neem je dat risico volledig weg."
RouteVision ritten- en kilometerregistratie expert
Wat je nodig hebt is een betrouwbare manier om je ritten te registreren. Handmatig bijhouden klinkt simpel, maar in de praktijk vergeet je het al snel. Je bent onderweg, hebt haast, of je agenda zit vol. Voor je het weet mis je ritten en loopt het risico op een naheffing op.
De verantwoordelijkheid van de werkgever
Als werkgever ben je 'inhoudingsplichtige' voor de loonbelasting. Je moet dus zelf ook een aantal zaken goed regelen om de bijtelling achterwege te kunnen laten:
- Per auto vastleggen welke medewerker wanneer heeft gereden
- Per medewerker registreren welke auto's zijn gebruikt
- Alle ritten zonder geïdentificeerde bestuurder vastleggen
- De bestuurders van alle privéritten identificeren
- Controleren dat geen enkele medewerker meer dan 500 privékilometers rijdt
Dit klinkt als een berg administratie. En dat is het ook, tenzij je kiest voor een automatisch systeem zoals rittenregistratie van RouteVision. Een systeem dat voorzien is van het RRS-keurmerk en 100% fiscusproof is.
Waarom automatische rittenregistratie beide partijen beschermt
Met een automatisch rittenregistratiesysteem bescherm je zowel jezelf als je medewerkers. Als werkgever weet je zeker dat de administratie op orde is. Als werknemer heb je de zekerheid dat je niets vergeet bij te houden. RouteVision installeert binnen 15 minuten een black box in je auto die automatisch alle ritten registreert. Het systeem herkent zelfs automatisch of een rit zakelijk of privé is, op basis van bestemmingen en tijdstippen. Je hebt 24/7 toegang tot alle gegevens via de online omgeving of app. Geen gedoe met bonnetjes, Excel-sheets of handmatige invoer. Alles wordt veilig opgeslagen volgens de strenge ISO 27001-normen, volledig binnen de EU.
Veelgestelde vragen over rittenregistratie verantwoordelijkheid
Wat gebeurt er als ik geen sluitende rittenregistratie kan overleggen?
Zonder sluitende rittenregistratie kan de Belastingdienst alsnog bijtelling opleggen, met daarbovenop een boete. In dat geval moet je werkgever loonbelasting nabetalen en loop jij het risico op een naheffing inkomstenbelasting. Met RouteVision's automatische systeem ben je hier volledig tegen beschermd.
Moet mijn werkgever een automatisch rittenregistratiesysteem aanbieden?
Je werkgever is niet verplicht om een automatisch systeem aan te bieden, maar het is wel in ieders belang. Het beschermt zowel de werkgever als de werknemer tegen fiscale risico's en bespaart beiden veel tijd en administratieve rompslomp.
Hoe weet ik of mijn rittenregistratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst?
De Belastingdienst stelt strenge eisen aan een rittenregistratie. Met een systeem dat het RRS-keurmerk heeft, zoals RouteVision, weet je zeker dat je registratie voldoet aan alle fiscale eisen. Het systeem is 100% fiscusproof en wordt door de Belastingdienst erkend.
Wat als ik toch per ongeluk meer dan 500 privékilometers rijd?
Met meer dan 500 privékilometers moet je bijtelling betalen. Een goed rittenregistratiesysteem waarschuwt je echter voordat je deze grens bereikt, zodat je tijdig maatregelen kunt nemen zoals het stopzetten van de bijtelling.
Wil je geen omkijken meer hebben naar je rittenregistratie en zeker weten dat zowel jij als je werkgever voldoen aan alle fiscale eisen? Bereken de prijs binnen 10 seconden of neem contact met ons op voor persoonlijk advies.
