De maximale onbelaste kilometervergoeding in 2025 is, net als in 2024, € 0,23. Dit betekent dat je als werkgever maximaal € 0,23 per kilometer aan reiskosten belastingvrij kunt vergoeden. Welke voorwaarden en regels hierbij precies gelden én hoe je het aantal gereden kilometers nauwkeurig bijhoudt, lees je in dit artikel.
Maximaal € 0,23 per km belastingvrij vergoeden: wat betekent dat precies?
‘Maximaal € 0,23 belastingvrij vergoeden’: wat wordt daar precies mee bedoeld? En wat zijn de gevolgen als je méér vergoedt dan € 0,23 per kilometer? Dat zit zo:- Een werknemer betaalt géén belasting over de reiskosten als de vergoeding maximaal € 0,23 per kilometer bedraagt.
- Als werkgever heb je altijd de vrijheid om méér te vergoeden dan € 0,23 per kilometer.
- Als je méér dan € 0,23 per kilometer vergoedt, wordt het gedeelte van de vergoeding dat boven de € 0,23 ligt opgeteld bij het loon van de werknemer. Als werkgever houd je hierover loonheffingen in en zo betaalt de werknemer hier dus belasting over.
Voorwaarden en uitzonderingen type voertuig: belangrijk om te weten
De € 0,23 aan kilometervergoeding in 2025 is een algemene richtlijn. Zoomen we echter verder in op het type voertuig, dan zijn er een aantal dingen om rekening mee te houden:- Deze kilometervergoeding geldt voor ieder type voertuig (auto, motor, boot, taxi), máár;
- Geldt niet als de werknemer reist met een voertuig van de zaak. Zoals een auto of fiets die je vergoedt voor je werknemer.
- Als de werknemer met het openbaar vervoer reist mag je er als werkgever ook voor kiezen om de werkelijk gemaakte reiskosten belastingvrij te vergoeden (zonder maximum).
Kilometervergoeding 2025 voor zzp’ers: hoe zit dit?
Ben je zzp’er? Ook dan geldt € 0,23 als maximale kilometervergoeding in 2025. Dit betekent dat je je reiskosten, tot een maximum van € 0,23 per kilometer, mag aftrekken van je winst (als je ondernemer voor de inkomstenbelasting bent). Laat jij meer dan € 0,23 per kilometer vergoeden? In dat geval betaal je inkomstenbelasting over het gedeelte van de vergoeding dat boven de € 0,23 ligt.
Carpoolen en kilometervergoeding: welke richtlijnen gelden hiervoor?
Heb je werknemers die samen naar het werk reizen, in één voertuig? Dan gelden de volgende richtlijnen rondom kilometervergoeding in 2025:- Als de werknemers het carpoolen onderling organiseren, krijgt iedereen in het voertuig maximaal € 0,23 onbelaste kilometervergoeding. Over de kilometers die omgereden moeten worden ten opzichte van de normale route (om collega’s op te pikken), betalen de werknemers wél belasting.
- Organiseer jij als werkgever het carpoolen? In dat geval mag je alleen maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden aan de chauffeur. Dit geldt ook voor de kilometers die omgereden moeten worden.
Nooit te veel of te weinig vergoeding uitkeren: zo doe je dat
Wist je dat je geheel automatisch kunt bijhouden hoeveel kilometers jouw werknemers rijden? Zonder dat je hier zelf omkijken naar hebt? Met een rittenregistratiesysteem van RouteVision wordt alles automatisch en nauwkeurig genoteerd. Zo weet je zeker dat je nooit te veel of te weinig kilometervergoeding uitkeert én dat je rittenregistratie altijd voldoet aan de eisen van de Belastingdienst!
Ontdek meer over automatische kilometerregistratie en houd je administratie foutloos bij!
