Je hoort beide termen vaak door elkaar: rittenregistratie en kilometerregistratie. Maar wist je dat ze echt iets anders betekenen? En belangrijker nog: dat de Belastingdienst daar ook onderscheid in maakt? Een rittenregistratie is uitgebreider en wordt vooral gebruikt om aan te tonen dat je onder 500 privékilometers blijft om bijtelling te voorkomen. Een kilometerregistratie is eenvoudiger en dient voor het bijhouden van zakelijke kilometers, bijvoorbeeld voor declaraties of btw-doeleinden.

Het multifunctionele GPS-systeem van RouteVision kan uitstekend voor beide registratievormen gebruikt worden.

Lees meer in ons blog: verschil tussen rittenregistratie en kilometerregistratie

Een vereenvoudigde rittenregistratie is een verlichte vorm van rittenadministratie die de Belastingdienst toestaat voor bestelauto's. Hierbij hoef je niet elke individuele rit vast te leggen, maar volstaat een globaler overzicht in combinatie met je bedrijfsadressenbestand.

Er gelden wel strikte voorwaarden:

• Je rijdt maximaal 500 km privé per jaar, net als bij de normale regeling voor geen privégebruik;
• je hebt een vast zakelijk ritpatroon met vaak dezelfde routes;
• je levert aanvullend bewijs aan waaronder de kilometerstand van de auto aan het begin en aan het eind van het jaar, je totale aantal privékilometers en een bewijs van het vaste zakelijke patroon;
• je maakt aannemelijk dat ritten zakelijk zijn met bewijs via agenda, afspraken, werkbonnen, facturen en/of projectadministratie;
• ritten en ritjes die afwijken van het vaste patroon moet je wél apart registreren.

Let op: een vereenvoudigde registratie biedt minder bescherming bij een controle. De Belastingdienst kan alsnog je administratie opvragen en vergelijken met hun eigen gegevens. In de praktijk kiezen veel ondernemers daarom toch voor een volledig automatisch systeem. Het kost nauwelijks meer moeite en geeft aanzienlijk meer zekerheid.

Met RouteVision heb je altijd een volledige registratie, ook als een vereenvoudigde variant technisch zou volstaan. Zo ben je bij elke controle gedekt.

Omrijkilometers zijn privékilometers die je maakt tijdens een zakelijke rit. Denk aan een omweg om je kinderen naar school te brengen op weg naar een klant, of een tussenstop bij de supermarkt op de terugweg van een afspraak.

Deze kilometers tellen mee als privékilometers en moeten apart worden geregistreerd in je rittenadministratie. Dat is belangrijk, want ze tellen mee voor de grens van vijfhonderd kilometer. Vergeet je ze te registreren, dan klopt je administratie niet en loop je risico bij een controle.

RouteVision registreert je volledige route per rit. Daardoor kun je achteraf precies zien welk deel zakelijk was en welk deel een privé-omweg betrof. Zo houd je ook omrijkilometers nauwkeurig bij zonder er zelf over na te hoeven denken. 

Er zijn enkele situaties waarin je geen rittenregistratie hoeft bij te houden. De belangrijkste:

• Je betaalt al bijtelling en accepteert dat de Belastingdienst je auto als privégebruik beschouwt.
• Je hebt een bestelauto die uitsluitend zakelijk wordt gebruikt en je hebt de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' ingediend.
• Je bestelauto wordt buiten werktijd niet gebruikt en je kunt dit aantonen (bijvoorbeeld doordat de auto achter een afgesloten hek staat of de sleutel centraal wordt bewaard).

Belangrijk: ook in deze gevallen ligt de bewijslast bij jou. De Belastingdienst kan altijd om bewijs vragen. Veel ondernemers kiezen er daarom voor om toch een rittenregistratie bij te houden, simpelweg als extra zekerheid.

Met RouteVision is dat geen extra moeite. Het systeem werkt volledig automatisch op de achtergrond. Je merkt er niets van, maar je hebt wel altijd bewijs als je het nodig hebt.

Je kunt op elk moment een controle krijgen, ook als je een 'Verklaring geen privégebruik auto' hebt ingediend. De Belastingdienst controleert rittenregistraties op verschillende manieren:

1. Controle op volledigheid en logica. Eerst wordt de rittenregistratie zelf bekeken, bijvoorbeeld: Sluit de kilometerstand aan het begin en eind van het jaar aan op de ritten? zijn alle dagen verklaarbaar? Kloppen afstanden en reistijden ongeveer? Als er gaten zitten (bijvoorbeeld dagen zonder ritten terwijl de auto wel gebruikt lijkt), valt dat op.

2. Vergelijking met externe gegevens. De Belastingdienst kan ritten vergelijken met andere bronnen, zoals agenda’s of afspraken, facturen en werkbonnen, tank- en laadpassen, onderhouds- of APK-standen, tol-, parkeer- of veerbootgegevens. Als een van die gegevens laat zien dat je bij een klant was, maar die rit staat niet in de registratie, ontstaat een probleem.

3. Controle van kilometerstanden. Kilometerstanden worden vaak gecontroleerd via garage- en onderhoudsregistraties, lease- of fleetadministratie en APK-gegevens. Deze standen moeten logisch aansluiten op de rittenadministratie.

4. Steekproeven op adressen en routes. Controleurs kunnen steekproefsgewijs nagaan of een adres bestaat, de afstand klopt met gangbare routes en of een route logisch is voor het doel van de rit.

5. Controle op privéritten. Ze kijken ook of ritten mogelijk privé zijn, bijvoorbeeld omwegen, ritten naar vakantieadressen en ritten buiten werktijden of in weekends.

Als jouw registratie niet overeenkomt met een van deze gegevens, heb je een probleem.

Een automatisch GPS-systeem met het Keurmerk RRS biedt hierbij de beste bescherming. RouteVision registreert elke rit op de meter nauwkeurig en slaat de data onwijzigbaar op. Bij een controle kan je eenvoudig een compleet en betrouwbaar rapport overhandigen dat direct wordt geaccepteerd.

Alle kilometers die je voor je bedrijf rijdt, zijn zakelijke kilometers. Dat klinkt simpel, maar er zijn een paar situaties die mensen vaak verkeerd inschatten.

Woon-werkverkeer: de rit van huis naar kantoor (of naar je eerste klant) en weer terug telt als zakelijk, mits je de gebruikelijke route neemt. Let op. Dit geldt alleen voor de bijtelling. Voor de BTW is dit een privérit. Makkelijker kunnen we het niet maken ;-).

Lunchrit naar huis: als je tijdens de lunch naar huis rijdt en daarna weer terug naar kantoor, tellen deze kilometers ook als zakelijk. Ook hier geldt dit voor de bijtelling maar niet voor de btw.

Studiekilometers: kilometers die je maakt voor een opleiding of cursus ten behoeve van je bedrijf, vallen onder zakelijke kilometers.

Twijfel je of een rit zakelijk of privé is? Registreer hem dan in ieder geval. Met RouteVision kun je achteraf eenvoudig het karakter van een rit aanpassen in de online omgeving. Zo houd je je administratie altijd actueel en correct.