Rittenregistratie Excel

Rijd je in een zakelijke auto? Dan zit je vast met die verplichte rittenadministratie. Even eerlijk: wie heeft daar nou zin in na een drukke werkdag? Pen en papier lijkt makkelijk, maar we weten allebei hoe dat eindigt. Bonnetjes kwijt, kilometers vergeten, en dan staat de Belastingdienst ineens op de stoep. Geen pretje. Daarom hebben we bij RouteVision een gratis Excel-formulier ontwikkeld voor een nette rittenregistratie.

"We zien het dagelijks: ondernemers die enorm veel tijd verliezen met handmatige rittenregistratie of - erger nog - achteraf alles moeten reconstrueren. Wij geloven dat ondernemen draait om ondernemen, niet om administratie bijhouden."
RouteVision ritten- en kilometerregistratie expert

Handmatig je rittenregistratie bijhouden in Excel

Je wilt geen fouten maken in je rittenregistratie. Logisch. Met ons Excel-formulier kun je je kilometers netjes bijhouden. Het bevat alle velden die de Belastingdienst verplicht stelt voor een correcte rittenadministratie. Geen gedoe met wat er wel of niet in moet, wij hebben dat al voor je uitgezocht. 

Waarom moet je rittenadministratie bijhouden?

Rijd je zakelijk en wil je geen bijtelling betalen? Dan mag je maximaal 500 kilometer per jaar privé rijden. En dat moet je kunnen bewijzen met een sluitende rittenadministratie. De Belastingdienst is hier streng op, het komt echt aan op de details. Een Excel-bestand met alle ritgegevens is een optie om dit bij te houden. 

Zo gebruik je het Excel-formulier voor rittenregistratie

Het bijhouden van je rittenadministratie in Excel is best simpel, al kost het wel tijd. Hier een paar praktische tips:

• Download de Excel-app op je telefoon of tablet. Geen handgeschreven briefjes meer die kwijtraken!
• Sla je bestand op in de cloud. Als je laptop crasht, ben je niet meteen alles kwijt.
• Maak aparte tabbladen per maand. Zo vind je snel wat je zoekt als de fiscus belt.
• Vul alle info direct in na je rit. Uitstellen betekent meestal vergeten.

Download het rittenregistratieformulier Excel

De nadelen van rittenregistratie in Excel 

Eerlijk is eerlijk: zo'n Excel-bestand lijkt handig, maar in de praktijk valt dat vaak tegen. Het handmatig bijhouden van je rittenadministratie is gewoon tijdrovend. Denk maar na: na elke rit moet je stoppen, je telefoon pakken, Excel openen, alle gegevens invullen, adressen checken... En als je het een keer vergeet, zit je 's avonds te puzzelen waar je ook alweer was. Niet bepaald waar je als ondernemer je tijd aan wilt besteden. Bovendien ben je zelf verantwoordelijk voor de bewaarplicht. Alle gegevens moeten 7 jaar bewaard blijven en bij controle direct beschikbaar zijn. Vergeet één backup en je hebt een probleem. 

Automatische rittenregistratie: nooit meer Excel nodig 

Er is een betere manier: het automatische rittenregistratiesysteem van RouteVision. Dit registreert, volledig automatisch, elke rit die je maakt. Alle gegevens worden veilig opgeslagen in een ISO 27001-gecertificeerde database. Jij hoeft alleen maar aan te geven of een rit zakelijk of privé was. Dit betekent: 

- Geen handmatige invoer meer 
- Geen vergeten ritten 
- Geen stress bij belastingcontrole
- 100% fiscusproof dankzij het RRS-keurmerk 

Hoe werkt automatische rittenregistratie? 

In plaats van Excel-lijstjes bijhouden, installeren we een kleine black box in je auto. Deze houdt automatisch alle ritgegevens bij in een online omgeving. In de app of webomgeving kun je eenvoudig aangeven of een rit privé was. De installatie duurt slechts 15 minuten en wordt gedaan door onze eigen monteurs. Het systeem registreert automatisch: 

- Datum en tijd van vertrek en aankomst 

- Exacte start- en eindlocaties 

- Kilometerstand en gereden afstand

- Afgelegde route

- Merk, type en kenteken van je voertuig

Veelgestelde vragen over rittenregistratie in Excel

Is een Excel-bestand voldoende voor de Belastingdienst?

Ja, een Excel-bestand is toegestaan als rittenregistratie, mits je alle verplichte gegevens registreert: datum, rijtijden, begin- en eindadres, gereden kilometers en doel van de rit. Ons gratis formulier bevat al deze velden.

Hoelang moet ik mijn rittenregistratie bewaren?

Je moet je rittenregistratie 7 jaar bewaren. Met automatische rittenregistratie van RouteVision wordt dit automatisch voor je gedaan in onze beveiligde en ISO 27001-gecertificeerde database.

Wat gebeurt er als mijn rittenregistratie niet klopt?

Bij een onvolledige of onjuiste rittenregistratie kan de Belastingdienst de volledige bijtelling opleggen, met terugwerkende kracht. Dit kan oplopen tot duizenden euro's plus een boete. RouteVision's automatische systeem voorkomt dit risico.

Kan ik mijn Excel-rittenregistratie exporteren naar andere systemen?

Ja, ons Excel-formulier kun je eenvoudig exporteren naar andere formaten. Andersom kan ook: ons automatische rittenregistratiesysteem kan alle gegevens naar Excel exporteren als je dat wenst.

Maak je rittenregistratie zorgeloos 

Je kunt natuurlijk aan de slag met ons Excel-formulier. Maar wil je écht geen zorgen meer over je rittenregistratie? Kies dan voor onze automatische oplossing. Binnen 15 minuten geïnstalleerd en nooit meer handmatig kilometers bijhouden. 

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek of vraag direct een offerte aan. Jij focust op ondernemen, wij op jouw rittenregistratie.